Panduan Membeli Aplikasi Hotel

Anggaran yang disediakan sangat mempengaruhi dalam memilih jenis aplikasi hotel yang cocok. Makin besar anggaran yang disediakan, maka kualitas aplikasi yang dibeli juga lebih terjamin. Aplikasi hotel yang mahal belum tentu cocok untuk hotel anda.

Jika hotel bintang 5, maka jenis aplikasi yang dibutuhkan tentu sangat komplek. Pilihlah aplikasi yang sudah terkenal dan banyak digunakan oleh hotel bintang 5. Jika hotel bintang 3 ke bawah, maka aplikasi hotel yang dapat dipilih juga banyak.

Jumlah pegawai hotel juga sangat mempengarui, Jika hotel memiliki 3 petugas Front Office dan 1 petugas Akuntansi, maka jenis aplikasi yang mahal yang dipakai oleh bintang 5 tidak akan cocok untuk dipakai. Jika di hotel tidak ada petugas yang mengerti IT, maka pilihlah aplikasi hotel yang mudah penggunaannya

Jenis aplikasi hotel yang mungkin dipertimbangkan.

1. Sewa aplikasi

Harga aplikasi jenis ini, ditentukan oleh persentase penghasilan hotel. Hotel akan dikenakan biaya sesuai persentase disepakati. Biasanya aplikasi jenis ini harus menggunakan internet agar petugas hotel bisa menggunakan aplikasi.

Aplikasi jenis ini memberi kemudahan bagi hotel dalam perawatan aplikasi, dimana pihak hotel tidak perlu memikirkan tentang update aplikasi. Semua maintance aplikasi ditangani oleh vendor. Kekurangannya sangat tergantung pada koneksi internet. Perhitungan biaya sewa yang menjadi mahal jika dihitung untuk jangka panjang.

2. Beli Aplikasi

Harga aplikasi jenis ini, ditentukan oleh fitur yang ada. Makin lengkap fitur aplikasinya maka makin mahal harganya. Beberapa aplikasi juga menentukan harga pembelian berdasarkan jumlah kamar hotel, jumlah PC atau jumlah pengguna yang nantinya akan menggunakan. Makin banyak jumlah kamar hotel, PC atau user maka harga makin mahal. Jenis aplikasi ini ada 2 jenis yaitu webbase atau dekstop.

Aplikasi Web-base memungkinkan aplikasi di install di satu server, sedangkan PC lainnya hanya sebagai klien. PC Klien menjalankan aplikasi hotel dengan membuka browser internet. Jenis aplikasi ini paling ideal bagi pembeli karena kemudahan tata cara penggunaan dan perawatan. Hampir semua PC yang ada saat ini dapat menjalankan browser internet. Jenis aplikasi ini sangat jarang dan tidak banyak. Biasanya vendor pembauat aplikasi menghindari pembuatan aplikasi jenis ini.

Aplikasi Desktop merupakan aplikasi yang harus di install di setiap PC. Dikarenakan di install pada banyak PC, maka diperlukan sebuah PC yang bertugas sebagai server. Aplikasi jenis ini paling banyak dibuat karena alasan keamanan oleh vendor.

Setiap jenis aplikasi tentunya menggunakan beberapa aplikasi pendukung agar dapat berjalan. Aplikasi  pendukung yang paling utama adalah aplikasi database. Pastikan bahwa aplikasi hotel yang dibeli menggunakan aplikasi database yang tidak perlu dibeli secara terpisah. Aplikasi database ini ada yang bersifat gratis. Pastikan hotel anda membeli aplikasi yang menggunakan aplikasi database yang tidak perlu dibeli secara terpisah oleh hotel anda. Tanyakan kepada pembuat aplikasi, Apa saja aplikasi pendukung yang harus digunakan agar aplikasi yang dibeli dapat berjalan dengan baik.

Spesifikasi komputer/PC/Server atau printer juga memerlukan perhatian. Tanyakan kepada pembuat aplikasi, Sistem Operasi (SO) mana yang disupport oleh aplikasi yang akan dibeli. Sebagai contoh: Apabila SO komputer pilihan anda jatuh pada Microsoft Windows. Pastikan aplikasi yang anda beli dapat berjalan dengan baik di SO Windows 7, Windows 8, atau Windows 10. Saat ini, banyak aplikasi yang hanya dapat berjalan di SO Windows XP. Windows XP sudah dihentikan support oleh Microsoft. Hampir semua PC keluaran terbaru sekarang tidak bisa di install dengan SO Windows XP. Apabila anda tetap membeli aplikasi jenis ini, maka biaya yang dikeluarkan tentu akan lebih besar.

Pastikan fitur yang dibutuhkan oleh hotel anda. Berikut beberapa fitur yang dibutuhkan oleh hotel.

1. Kunci Hotel Smart Card Lock.

Jika hotel anda sudah menggunakan kunci hotel smart card lock, maka fitur utama yang harus ditanya adalah apakah aplikasi yang akan dibeli dapat dintegrasikan dengan kunci. Tanyakan merek kunci yang dipergunakan hotel anda, apakah sudah didukung oleh aplikasi. Sebagai catatan, saat ini banyak merek kunci hotel smart card lock yang beredar di Indonesia, tetapi tidak semua merek kunci tersebut bagus dan dapat diintegrasikan. Integrasi ini nantinya memudahkan petugas dalam mendata dan membuat kunci tamu. Batasan integrasi dengan kunci hotel smart card lock ini hanya membuat kunci tamu. Pembuatan kunci master, kunci lantai dan kartu sejenis lainnya tetap menggunakan program bawaan kunci. Lengkapi data kunci hotel smart card lock yang anda gunakan, tanyakan ke vendor kunci tersebut apakah menyediakan SDK (Software Deploment Kits). SDK ini nantinya dipergunakan oleh vendor pembuat aplikasi untuk mengintegrasikan kunci tersebut. Ketersediaan SDK mutlak diperlukan. Tanyakan kepada pembuat aplikasi, apakah memiliki fitur tersebut?.

2. Bebas menambah kamar atau pengguna.

Pihak hotel (Pembeli) harus dapat menambah kamar dan nama pengguna (user pengguna aplikasi) secara bebas tanpa harus menghubungi pihak pembuat aplikasi. Kebebasan ini diperlukan untuk kenyamanan pihak hotel agar tidak tergantung dengan pembuat aplikasi. Makin tergantung dengan pihak pembuat aplikasi, maka kemungkinan ada biaya yang dikeluarkan pembeli dikemudian hari. Beberapa aplikasi membatasi pembeli tidak dapat menambah kamar atau pengguna secara bebas atau penambahan kamar atau pengguna diperbolehkan dengan membayar biaya tertentu.Tanyakan kepada pembuat aplikasi, Bagaimana kebijakan mereka terkait fitur ini.

3. Bebas menambah harga penjualan.

Pihak hotel (Pembeli) harus dapat menambah harga penjualan untuk kamar, makanan, minuman dan lainnya secara bebas tanpa perlu menghubungi pihak pembauat aplikasi. Tanyakan kepada pembuat aplikasi, apakah memiliki fitur tersebut?.

4. Pembatasan hak pengguna.

Setiap pengguna program harus dapat dibatasi haknya dalam menggunakan modul dan menu program. Pembatasan ini diperlukan agar hanya petugas yang diberi hak yang dapat melakukan perubahan pada aplikasi. Tanyakan kepada pembuat aplikasi, apakah memiliki fitur tersebut?.

5. Jenis printer yang dapat digunakan.

Jenis printer yang digunakan oleh aplikasi harus mendukung semua jenis printer. Untuk hotel-hotel tertentu menggunaan jenis pirnter kasir. Penggunaan jenis printer kasir dalam membuat invoice/tagihan kepada tamu dapat menghemat pengunaan kertas dan tinta printer.Tentukan pilihan jenis printer yang ingin anda gunakan.Tanyakan kepada pembuat aplikasi, apakah printer yang anda pilih tersebut dapat digunakan.

6. Penanganan Reservasi online.

Aplikasi harus mampu menangani reservasi online. Beberapa aplikasi hotel dapat terintegrasi dengan website reservasi online seperti www.agoda.com, www.booking.com, dan lainnya dimana jika ada tamu melakukan reservasi pada website tersebut, secara otomatis reservasi tersebut terekam di aplikasi. Jika ada reservasi tamu dilakukan di aplikasi, maka aplikasi akan meng-update jumlah kamar yang tersedia di semua website reservasi online tersebut. Fitur ini biasanya dikenakan biaya bulanan, yang besarnya ditentukan oleh pembuat software. Hal ini karena fitur tersebut ada karena harus bekerja sama dengan pihak ketiga lainnya.

7. Rekening tamu reservasi online.

Aplikasi harus mampu menangani hal-hal yang mungkin berubah dari keinginan tamu reservasi online. Kateristik tamu online adalah mereka telah membayar harga kamar kepada pihak penyelenggara reservasi online. Pihak hotel menerima pembayaran dari pihak yang menyelenggarakan reservasi online sesuai harga yang telah disepakati. Pada saat tamu sudah di hotel, tamu kemungkinan dapat pindah kamar ke kamar yang harganya lebih tinggi. Aplikasi harus mampu menangani transaksi penjualan dan pembayaran akibat adanya selisih harga kamar tersebut. Pahami cara penyelesaian rekening tamu tersebut secara manual terlebih dahulu, baru tanyakan kepada pembuat aplikasi, bagaimana penyelesaiannya di aplikasi.

8. Reservasi oleh perusahaan

Aplikasi harus bisa menangani pemesanan dan kunjungan tamu dari perusahaan ataupun intansi pemerintah. Program harus mampu menangani tagihan dan pembayaran kamar yang dibayar perusahaan atau tamu. Biasanya tamu seperti ini mempunyai tagihan yang harus dibayarkan sendiri. Tanyakan kepada pembuat aplikasi, apakah memiliki fitur tersebut?.

9. Transfer tagihan.

Aplikasi harus bisa melakukan transfer tagihan tamu ke kamar lain, perusahaan ataupun cityledger. Kemampuan ini sangat penting mengingat tagihan kamar kenyataannya bisa dibayar oleh perusahaan/pihak lain setelah tamu check out dari hotel.

10. Diskon dan komplement.

Aplikasi harus bisa memberikan diskon terhadap tagihan tamu. Selain diskon, aplikasi juga harus bisa memberikan status komplemen (tidak dibayar tamu) terhadap tagihan tamu.

11. Metode penjualan kamar.

Aplikasi harus bisa menjual kamar dengan metode per jam, perpaket (beberapa jam), perhari, perbulan dan pertahun. Beberapa aplikasi hanya bisa menangai penjualan satu macam penjualan kamar, sehingga apabila di hotel anda ada beberapa jenis penjualan kamar, maka aplikasi tersebut tidak dapat dipergunakan. Tentukan jenis penjualan kamar yang ada dihotel anda. Tanyakan kepada pembuat aplikasi, apakah memiliki fitur tersebut?.

12. Pembayaran di depan dan deposit.

Beberapa hotel membuat kebijakan tamu harus melakukan pembayaran di depan sebelum check in. Hal ini juga berlaku juga untuk perpanjangan hari. Pembayaran di depan ini dapat ditambahkan dengan deposit sebesar jumlah tertentu. Apabila hotel dilengkapi dengan kunci hotel smart card lock,maka apabila tidak ada pembayaran tamu terlebih dahulu maka kunci untuk kamar tamu tidak dapat dibuat. Karena ini bersifat kebijakan, maka ada kemungkinan untuk tamu-tamu tertentu tidak dikenakan. Tanyakan kepada pembuat aplikasi, apakah memiliki fitur tersebut?.

13. Sistem point tamu.

Beberapa hotel menerapkan sistem point dalam kunjungan tamu. Point ini berguna untuk mendata berapa kali tamu sudah menginap dihotel. Apabila telah mencapai point tertentu, kepada tamu diberi bonus berupa menginap secara gratis. Tanyakan kepada pembuat aplikasi, apakah memiliki fitur tersebut?.

14. Pencatatan kelebihan penggunaan listrik.

Beberapa hotel yang kamarnya dijual perbulan menerapkan penegnaan biaya tambahan berupa kelebihan pemakaian listrik kepada tamu. Aplikasi harus bisa menangani kebutuhan pencatatan Kwh awal sewaktu tamu check in dan sewaktu tamu check out. Selisih Kwh itulah yang menjadi tagihan tamu. Tanyakan kepada pembuat aplikasi, apakah memiliki fitur tersebut?.

15. Penyimpanan file digital.

Beberapa hotel membuat kebijakan untuk menyimpan foto KTP/identitas tamu. Aplikasi harus mampu menangani penyimpanan file KTP secara digital untuk memberi kemudahan hotel. Tanyakan kepada pembuat aplikasi, apakah memiliki fitur tersebut?.

16. Penggunaan/pengurangan barang inventaris dari penjualan.

Aplikasi harus mampu menangani penjualan restoran, minuman, drugstore, loundry dan lainnya. Beberapa aplikasi mampu untuk mendata penggunaan bahan persediaan hotel secara otomatis ketika pemesanan makanan terjadi. Pastikan kebutuhan hotel anda, apakah memerlukan fitur pencatatan penggunaan bahan persediaan tersebut. Fitur ini merupakan fitur untuk aplikasi restoran management yang sangat diperlukan untuk hotel bintang 4 dan bintang 5. Pahami kebutuhan hotel anda dalam hal ini dan tanyakan kepada pembuat aplikasi apakah memiliki fitur tersebut. Fitur ini biasanya menambah harga jual aplikasi tersebut.

17. Penyetoran penerimaan oleh kasir.

Setiap kasir (Front Office, Outlet) melakukan penyetoran jumlah uang tunai yang diterimanya. Aplikasi harus mampu mendata jumlah penerimaan yang diterima kasir dan mendata jumlah uang yang harus disetorkan kepada bagian akuntansi.

18. Rekapitulasi penjualan hotel.

Aplikasi harus mampu menampilkan rekapitulasi penjualan hotel baik penjualan kamar, resto, bar, dan penjualan lainnya baik untuk penjualan yang sudah dibayar ataupun yang belum dibayar.

19.Pembelian barang kebutuhan hotel.

Aplikasi harus mampu menangani pembelian barang suppliyer, pembelian barang habis pakai, pembelian barang inventaris, pembayaran hutang, penyetoran antar rekening dan lainnya untuk membantu bagian akuntansi dalam melakukan tugasnya. Beberapa aplikasi dapat menangani semua kebutuhan petugas akuntansi. Makin komplek fitur akuntansi yang ada, maka makin banyak petugas akuntansi yang diperlukan. Apabila petugas akuntansi di hotel hanya 1-2 orang saja, disarankan untuk mengunakan aplikasi yang tidak komplek, tetapi dapat menghasilkan laporan keuangan standar hotel yang dibutuhkan.

20. Mampu menampilkan laporan keuangan standar hotel.

Aplikasi harus mampu menampilkan laporan keuangan standar berupa jurnal penjualan, jurnal penerimaan, laporan laba rugi dan neraca hotel secara langsung dan cepat.

Pastikan layanan purna jual pembelian aplikasi sesuai dengan kebutuhan hotel. Apabila ada biaya, pastikan semua biaya yang dikeluarkan masih terjangkau oleh hotel. Tanyakan kepada pembuat aplikasi, biaya-biaya apa saja yang muncul dalam membeli aplikasi hotel:

1. Biaya maintance aplikasi.

Apabila aplikasi yang dibeli mahal dan komplek maka sudah dipastkan memerlukan maintance/perawatan secara berkala dikemudian. Perawatan berkala ini diperlukan untuk program database yang digunakan. Biasanya biaya maintance ini dikenakan per 6 bulan atau 12 bulan.

2. Biaya update.

Aplikasi yang baik adalah aplikasi yang selalu bertambah fitur dan kemampuannya. Penambahan kemampuan fitur dinamakan update. Update aplikasi disediakan oleh pembuat aplikasi hanya untuk jangka waktu tertentu. Lewat dari jangka waktu tersebut, pembeli dapat menerima update dengan membayar sejumlah biaya.

3. Biaya bantuan online.

Apabila dalam penggunaan aplikasi, terjadi kerusakan PC atau lain sebagainya, pihak hotel dapat menghubungi pembuat aplikasi untuk dibantu secara secara online. Bantuan ini diberi nama bantuan secara remote PC. Remote PC dimungkinkan dengan bantuan program pihak ketiga dan koneksi internet. Dengan adanya remote PC ini, pihak vendor seakan-akan berada di depan komputer/PC hotel. Bantuan online ini oleh beberapa vendor dikenakan biaya.

3. Biaya kunjungan.

Apabila kerusakan yang terjadi tidak dapat ditangan secara lokal oleh pihak hotel. Pihak hotel dapat meminta petugas dari pembuat aplikasi untuk berkunjung ke hotel. Kunjungan ini biasanya dikenakan biaya.