Panduan Membeli Kunci

Anggaran yang disediakan sangat mempengaruhi dalam memilih jenis kunci hotel yang cocok. Makin besar anggaran yang disediakan, maka kualitas kunci yang dibeli juga lebih terjamin. Kunci hotel yang mahal belum tentu cocok untuk hotel anda.

Untuk kunci hotel, tidak ada perbedaan antara bintang 5 dan dibawahnya. Semua jenis hotel cocok menggunakan kunci hotel.

Jenis kunci hotel yang mungkin dipertimbangkan.

1. Kunci keamanan/acces door

Harga kunci jenis ini berkisar Rp. 4.500.000,00 – Rp. 6.000.000,00. Mekanisme kunci ini dapat menggunakan sidik jari, kombinasi kode (PIN) ataupun menggunakan kartu RFID.

Keuntungan:

Untuk membuka pintu dapat menggunakan sidik jari, kombinasi kode (PIN) ataupun menggunakan kartu RFID, tidak memerlukan komputer pada saat pembuatan kunci kartu atau PIN atau sidik jari.

Kekurangan:

• Sensor sidik jari cepat rusak (bergaris/kena cairan) dari jari tangan tamu.
• Tidak fleksible

Setiap tamu diberi kombinasi yang harus dirubah secara manual atau menggunakan kode/kartu yang sama untuk setiap tamu.

• Sidik jari tamu harus di set-up terlebih dahulu.

Penggunaan:

• Hotel/Rumah kost dengan pembayaran bulanan atau tahunan (bergaris/kena cairan) dari jari tangan tamu.

2. Kunci Magnetic/Swife

Harga kunci jenis ini berkisar Rp. 2.500.000,00 – Rp. 5.000.000,00. Mekanisme kunci ini menggunakan kartu magnetic. Saat sekarang, Jenis kunci ini sudah ketinggalan jaman dan tidak diproduksi lagi, sehingga semua sparepart kunci sudah sulit di dapat dan harga beli yang tidak kompetitif.

3. Kunci RFID

Harga kunci jenis ini berkisar Rp. 500.000,00 – Rp. 3.500.000,00. Mekanisme kunci ini dapat menggunakan kartu RFID. Jenis kunci RFID terbagi 2 yaitu dengan frekwensi 125 KHz dan 13,56 MHz. Perbedaannya hanya pada jaman, dimana frekwensi 125 KHz saat sekarang sudah tidak banyak digunakan dan mulai ditinggalkan. Frekwensi 13,56 MHz merupakan teknologi masa sekarang. Jika pilihan anda jatuh pada kunci RFID, pilihlah yang menggunakan 13,56 MHz. Hal ini terkait ketersediaan sparepart dikemudian hari

Keuntungan:

Untuk membuka pintu menggunakan kartu RFID. Kartu dapat di atur penggunaanya untuk per jam, per paket (beberapa jam), perhari, perbulan atau pertahun.

Penggunaan:

Semua jenis hotel dan Rumah kost.

Pastikan hal-hal berikut ini sudah ditanyakan dan dimengerti oleh pembeli. Bila diperlukan, mintalah garansi dari penjual kunci sebelum membeli.

1. Teknologi yang digunakan kunci.

Teknologi yang digunakan kunci saat ini sangat beragam, Pilihlah teknologi yang memudahkan anda dalam pemakaian, perawatan serta ketersediaan suku cadang kunci. Teknologi  ini tidak hanya terdiri dari fisik kunci saja, tetapi mencakup juga aplikasi majemen kunci yang digunakan.

Sebagai contoh: Jika adan memilih kunci yang menggunakan teknologi magnetic card/swife atau RFID dengan frekwensi 125 KHz maka produk tersebut adalah model lama yang saat ini sudah  tidak diproduksi lagi oleh pabrik. Anda akan kesulitan untuk mendapatkan suku cadang produk ini 4 atau 5 tahun setelah pembelian. Jika suku cadangnya ada, maka sudah tentu harganya tidak ekonomis lagi.

2. Pastikan Saklar Hemat Energi/Energy Saving Unit (ESU) tidak memiliki kelemahan berikut:

• Kartu RFID yang sejenis dapat menghidupkan listrik dikamar.

Contoh: Tamu A pernah menginap di Hotel B (menggunakan kunci hotel dengan teknologi 13,65 MHz) dan menyimpan kunci kartu kamarnya. Kemudian Tamu A menginap di hotel C (menggunakan kunci hotel dengan teknologi 13,65 MHz). Tamu A mencoba kartu yang dibawa dari Hotel B untuk menghidupkan listrik pada kamar. Ternyata Kartu Hotel B dapat menghidupkan listrik pada Hotel C.

Hal ini terjadi karena ESU yang dipakai di Hotel C memiliki kelemahan, sehingga kartu RFID yang sejenis (13,65 MHz) dapat menghidupkan ESU pada kamar hotel C.

• Kartu RFID dapat menghidupkan seluruh listrik dikamar.

Hal ini disebabkan pada ESU hanya menecek identitas hotel. Contoh Kunci Pintu kamar Nomor 203 pada hotel A bisa menghidupkan listrik pada kamar nomor 204 hotel A.

• Kartu KTP, ATM dan kertas dapat menghidupkan listrik dikamar.

Hal ini karena di dalam ESU merek lain terdapat saklar on/off untuk menhidupkan listrik. Hal ini juga terjadi karena proses pengecekan kartu pada ESU hanya dilakukan pada waktu penggunaan pertama sekali. Setelah lampu kamar hidup, dapat diganti dengan kartu apapun.

3. Aplikasi yang digunakan oleh merek lain dibuat oleh penjual diluar negeri (di Indonesia penjual kunci HANYA setingkat distributor/agen penjual kunci). Hal ini menyebabkan, apabila ada kendala terhadap instalasi aplikasi yang tidak dapat di tangani oleh penjual di Indonesia, maka yang melakukan perbaikan dilakukan oleh penjual diluar negeri. Yakinkan diri anda terhadap kemungkinan permasalahan berikut:.

Sistem operasi yang dapat menjalankan aplikasi kunci kebanyakan hanya Windows XP. Sementara sistem operasi ini sudah tidak dijual/di support oleh Microsoft. Terhadap kondisi ini, penjual secara tidak langsung memaksa  hotel untuk menggunakan Windows XP Bajakan. Penggunaan Windows XP Bajakan merupakan tindakan illegal yang dapat membahayakan kelangsungan usaha hotel.

Database yang digunakan kebanyakan Microsoft SQL Server 2000 atau Microsoft SQL Server 2005 dimana database ini sudah tidak banyak petugas hotel yang dapat menggunakannya. Sebagian penjual juga mewajibkan pembelian aplikasi database ini, dimana aplikasi ini juga sudah tidak dijual/di support oleh Microsoft.

Beberapa jenis kunci, aplikasi bawaan yang disertakan tidak dapat berjalan/di install di komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 8, Microsoft Windows 8.1 ataupun Microsoft Windows 10.

Dikarenakan penjual hanya bertindak sebagai distributor/agen penjual kunci maka banyak penjual kunci menjual beberapa merek kunci sekaligus. Kateristik kunci hotel bukan hanya pada fisik kuncinya saja, tetapi juga pada aplikasi bawaan yang disertakan. Aplikasi ini kurang mendapat perhatian dari penjual kunci.

Beberapa vendor mengenakan biaya terhadap dukungan via internet melalui Remote PC.

4. Tanyakan tentang:

Pembuatan Kunci master, kunci lantai (digunakan oleh housekeeping)  dan kunci gedung. Apakah jenis kunci tersebut dapat dibatasi dengan jam. Misal kartu hanya berlaku dari jam 08.00 Pagi sampai jam 14:00 Siang hari.

Kebanyakan aplikasi kunci yang ada tidak DAPAT membuat kunci master, kunci lantai, kunci bangunan dengan batasan jam operasional. Hal ini memnjadikan jenis kunci-kunci tersebut menjadi rawan salah penggunaan pada malam hari. Kedua jenis kunci inilah yang sering digunakan oleh petugas hotel untuk menjual kamar secara diam-diam di waktu malam hari untuk tamu-tamu yang menggunakan kamar secara short time.

Ketersediaan Software Deploment Kits (SDK) adalah wajib. Jangan pilih kunci yang tidak ada SDK nya. Dengan SDK ini, nantinya pihak ke III dapat mengintegrasikan proses pembuatan kunci hotel dengan aplikasi manajemen hotel yang nantinya dapat dibeli kemudian. Tanyakan apakah permintaan SDK dikenakan biaya?. Kebanyakan penjual mengenakan biaya atas permintaan SDK ini.

Harga suku cadang kunci jika mengalami kerusakan. Setiap pembeli kunci sudah dipastikan akan membutuhkan suku cadang dan kebutuhan tambahan terkait kunci hotel secara periodik. Contoh: Kunci Kartu Tamu sering diambil oleh tamu sebagai supenir. Ketersedaan suku cadang kartu kunci sangat dibutuhkan. Beberapa penjual sering menaikkan harga kartu ini setelah pembelian kedua atau ketiga.
5. Perhatikan komitmen penjual.

Memilih penjual yang baik dan dapat dipercaya merupakan hal yang sulit. Banyak pembeli kunci HANYA mencari kunci hotel yang MURAH tetapi tidak memikirkan komitmen jangka panjang dari penjual. Reputasi penjual dapat dilihat dari komitmen penjual. Biasanya menjual kunci menggunakan media internet untuk sarana penjualan.

Kenalin website penjualan. Website dengan akhiran “.id” atau “.co.id” sudah pasti terdaftar secara jelas siapa dan dimana posisi penjual/perusahaan.Hal ini dikarenakan website dengan akhiran “.id” atau “.co.id” merupakan domain khusus Indonesia (id) yang terdaftar pada Pengelola Nama Domain Internet Indonesia (PANDI). Penjual dengan menggunakan website selain akhiran “.id” atau “.co.id” dapat dipertanyakan komitmen jangka panjang dalam menberikan support kepada anda dikemudian hari.

Pastikan layanan purna jual pembelian kunci sesuai dengan kebutuhan hotel. Apabila ada biaya, pastikan semua biaya yang dikeluarkan masih terjangkau oleh hotel. Tanyakan kepada penjual, biaya-biaya apa saja yang muncul dalam membeli kunci hotel:

1. Biaya maintance aplikasi atau kunci.

Apabila aplikasi untuk kunci hotel sangat komplek kemungkinan memerlukan maintance/perawatan secara berkala. Perawatan berkala ini diperlukan untuk program database yang digunakan atau untuk fisik kunci yang ada. Biasanya biaya maintance ini dikenakan per 6 bulan atau 12 bulan.

2. Biaya update.

Aplikasi manajemen kunci dapat bertambah fitur dan kemampuannya. Penambahan kemampuan fitur dinamakan update. Update aplikasi disediakan oleh penjual kunci hanya untuk jangka waktu tertentu. Lewat dari jangka waktu tersebut, pembeli dapat menerima update dengan membayar sejumlah biaya.

3. Biaya bantuan online.

Apabila dalam penggunaan aplikasi maupun fisik kunci terjadi, pihak hotel dapat menghubungi penjual kunci untuk dibantu secara secara online/telepon. Bantuan ini diberi nama bantuan secara remote PC/telepon. Remote PC dimungkinkan dengan bantuan program pihak ketiga dan koneksi internet. Dengan adanya remote PC ini, pihak vendor seakan-akan berada di depan komputer/PC hotel. Bantuan ini oleh beberapa vendor dikenakan biaya.

3. Biaya kunjungan.

Apabila kerusakan yang terjadi tidak dapat ditangani secara lokal oleh pihak hotel. Pihak hotel dapat meminta petugas dari penjual kunci untuk berkunjung ke hotel. Kunjungan ini biasanya dikenakan biaya.